Matryca Dwighta Eisenhowera: jak nauczyć się zarządzać czasem

Spis treści

  • Jaka jest esencja technologii?
  • Jak poprawnie zastosować technologię?
  • Jak naprawić sytuację?

Zarządzanie czasem (lub zarządzanie czasem) to przydatna umiejętność, która pozwala nie zagubić się w niekończącym się strumieniu bieżących wydarzeń. Jedną z najprostszych i najskuteczniejszych metod samoorganizacji poprzez ustalanie priorytetów jest macierz Eisenhowera.

Założycielem tej technologii jest słynna amerykańska postać wojskowa i polityczna. W połowie ubiegłego wieku poświęcenie, skuteczność i dyscyplina pozwoliły pułkownikowi Dwightowi Davidowi Eisenhowerowi objąć przewodnictwo w Stanach Zjednoczonych.

Jaka jest esencja technologii?

Ustalone z priorytetem istniejących spraw, Eisenhower kierował się dwoma kryteriami - pilnością i znaczeniem. Aby wizualnie przedstawić matrycę, konieczne jest zbudowanie układu współrzędnych na arkuszu papieru. Oś X będzie oznaczać stopień istotności spraw, a oś Y ich pilność. W wyniku budowy należy uzyskać cztery ćwiartki.

W lewym górnym rogu powinny być rejestrowane wszystkie pilne, ale nieznaczne przypadki. Należą do nich zadania w kategorii "siła wyższa". Zwykle powstają nagle, a ich wykonanie nie zajmuje dużo czasu. Jednocześnie realizacja zadań z tego kwadrantu nie przybliża ludzi do osiągnięcia globalnych celów. Do nieistotnych pilnych przypadków należą: ustalenie pralki, wysłanie listu, gratulacje komuś z urodzin.

Kwadrant, utworzony w prawym górnym rogu, jest przeznaczony do istotnych zadań, które wymagają wczesnego wdrożenia. Takie przypadki, jeśli nie zostaną wykonane na czas, mogą powodować problemy zdrowotne. Jeśli takie zadania dotyczą pracy, szybkość ich realizacji zależy od promocji drabiny kariery, finansowego dobrobytu. Przykłady pilnych ważnych spraw: przygotowanie prezentacji, obrona pracy, pójście do lekarza z ostrym bólem.

W prawym dolnym kwadrancie muszą istnieć znaczące zadania, które wymagają powolnego wdrażania. Pomimo tego, że takie przypadki się nie spieszą, praca nad ich realizacją jest konieczna systematycznie. Jeśli tego nie zrobisz, po pewnym czasie przejdą z kategorii niepilnej do pilnej. Eksperci w zarządzaniu czasem doradzają, aby wprowadzić do tego kwadrantu wszystkie czynności, które poprawiają jakość życia danej osoby, a także promują samorozwój. Obejmują one: trening sportowy, kursy edukacyjne, regularne badania lekarskie.

Dolny lewy kwadrant to dużo "zabawnych" przypadków. Realizacja zadań zapisanych w tym rogu nie przynosi żadnych praktycznych korzyści, ale daje emocjonalną satysfakcję. Jeśli jednak ulegnie pokusie, koncentrując się na realizacji zajęć w tym segmencie, wkrótce stanie się jasne, że reszta, ważniejsze rzeczy nie mają wystarczająco dużo czasu. W zarządzaniu czasem wszystko, co odrywa się od wypełniania podstawowych zadań, zwykle nazywane jest chronofagami. Do "pożeraczy czasu" należą: oglądanie telewizji, zawieszanie się w sieciach społecznościowych, rozmowy przez telefon.

Jak poprawnie zastosować technologię?

Matryca priorytetowa Eisenhowera jest nie tylko narzędziem planowania, ale także testem. Analiza wypełnienia każdego kwadrantu daje wyobrażenie o tym, jak racjonalnie człowiek wykorzystuje czas. Duża liczba zadań w lewym górnym segmencie (pilna / nieważna) świadczy o braku możliwości oddzielenia magistrali od drugorzędnej. W praktyce przekłada się to na stałe zatrudnienie bez widocznych zysków. Konsultanci zarządzania czasem zalecają, aby tacy pracownicy zwracali mniejszą uwagę na problemy krótkoterminowe, krótkoterminowe cele i inne nieistotne drobiazgi.

Matryca Eisenhowera z przeważającą liczbą wpisów w prawym górnym kwadrancie (pilna / ważna) wskazuje w sprawie niezdolności pracownika do dystrybucji ładunku lub jego niezdolności do przestrzegania poprzedniego plan. Ten ostatni zwykle występuje, gdy dana osoba nie ocenia w odpowiedni sposób swoich możliwości. Na przykład przeznacza 2-3 godziny na przygotowanie raportu, ale w rzeczywistości spędza cały dzień roboczy. W rezultacie musi odłożyć wszystkie pozostałe zaplanowane zadania na jutro. A potem niedokończone interesy kumulują się jak śnieżka, i nareszcie nadchodzi chwila, kiedy w pośpiechu trzeba wszystko robić w pośpiechu.

Co najważniejsze, zadaniem optymalizacji czasu zajmuje się pracownik, którego matryca jest zdominowana przez prawy dolny róg (niezagrożony / ważny). Zdolność do prawidłowego ustalania priorytetów, planowania i odpowiedniego obliczania siły pozwala mu pracować na przyszłość, to znaczy, nie tylko być zatrudnionym, ale także otrzymywać dywidendy z jego pracy. Pracodawcy opisują takich ludzi jako zorganizowanych, odpowiedzialnych i punktualnych. Wysoki wynik w oczach władz naturalnie wpływa na awans zawodowy.

Najwięcej problemów było w lewym dolnym rogu? Agenda, wypełniona głównie sprawami nie pilnymi / nieważnymi, sygnalizuje, że nadszedł czas, by poradzić sobie z "pożeraczami czasu". Każda nieefektywna aktywność jest rozpoznawana w złośliwym zarządzaniu czasem. Chronofag może być na przykład hobby, które zajmuje zbyt dużo czasu. Jeśli hobby (nawet bardzo przydatne) przestaje być rozrywką, przeszkadza w podstawowej formie działań, musi być umieszczone w odpowiednim czasie i ściśle monitorować zgodność z limit.

Jak naprawić sytuację?

Jeśli macierz Eisenhowera zidentyfikowała problemy związane z planowaniem i ustalaniem priorytetów, konieczne jest użycie innych narzędzi do zarządzania czasem. Na przykład zaleca się praktykę ustalania długoterminowych celów, dzielenia dużych zadań na małe, bezwzględnego zwalczania chronofagów.

Aby zoptymalizować koszty czasu, pomocne będą również następujące praktyczne porady dotyczące macierzy Eisenhowera:

  • Liczba zadań w segmencie "pilnych i ważnych" musi zostać zredukowana do minimum - jednego lub dwóch.
  • Jeśli istnieje wiele nierozwiązanych problemów, niektóre organy mogą zostać przekazane innym pracownikom.
  • Konieczne jest skoncentrowanie uwagi na stronie "jest to ważne i nie jest pilne musi być najwięcej zadań.
  • Przy ustalaniu terminów realizacji zadań należy odpowiednio oszacować koszty czasu.
  • Należy dążyć do zapewnienia, że ​​sekcja "nieważne i nie pilne" jest pusta.

Jeśli przyczyna nieskuteczności leży w chronofagach, należy je znaleźć i unieszkodliwić. W takim przypadku przydatne jest takie narzędzie, jak utrzymywanie bieżącego pomiaru czasu. Warunkiem obowiązkowym w pracy iw domu jest robienie jednej rzeczy za jednym razem. Nie możesz odłożyć dużych zadań na później: muszą być wykonywane każdego dnia. Kolejną cenną umiejętnością, która pozwala na długą i owocną pracę, jest możliwość odpoczynku.

Na przykład weekendy można poświęcić hobby lub samorozwojowi, aby przeczytać jedną z tych książek:

  • Allen David. Jak uporządkować sprawy. Sztuka produktywności bez stresu.
  • Archangel Hleb. Time-drive: jak zarządzać życiem i pracą.
  • Genialny Anatolij. Bardzo efektywne zarządzanie czasem dla macierzy Eisenhowera.
  • Zayvert Lothar. Twój czas jest w twoich rękach.
  • Leeds Regina. Pełne zamówienie. Tygodniowy plan walki z chaosem w pracy, w domu i na czele.
  • Fiore Neil. Łatwy sposób, aby przestać odkładać rzeczy na później.
.
Matryca Dwighta Eisenhowera: jak nauczyć się zarządzać czasem

Matryca Dwighta Eisenhowera: jak nauczyć się zarządzać czasem

Spis treści Jaka jest esencja technologii? Jak poprawnie zastosować technologię? Jak naprawić ...

read more
Jak rozwinąć motywację do celu i sukcesu

Jak rozwinąć motywację do celu i sukcesu

Spis treści Czym jest sukces? Piramida ludzkich potrzeb Motywacja osiągnięć i jej rodzaje Jaka...

read more
Co czytać mężczyznom i kobietom w celu samorozwoju

Co czytać mężczyznom i kobietom w celu samorozwoju

Spis treści Klasyczny: 9 książek o sztuce na cały czas W świecie psychologii: 10 książek, któr...

read more